“Toen de medewerker die onze volledige boekhouding voor haar rekening nam besloot ons bedrijf te verlaten, zaten we met de handen in het haar. We konden toen niet vermoeden dat dit uiteindelijk tot een revolutie binnen onze bedrijfsvoering zou leiden.” vertelt Ineke Ten Hooven, directeur van Ten Hooven Technisch Management; een technisch adviesbureau wat onderzoekt en adviseert op het gebied van klimaatinstallaties, om zo bij te dragen aan een zo’n optimaal mogelijk werk- en leefklimaat in gebouwen. Met een team van specialisten onderzoeken zij onder andere klimaatklachten in gebouwen om vervolgens efficiënte oplossingen aan te dragen.
Uitdaging
Bij Ten Hooven houdt men van aanpakken, dus ook deze uitdaging ging men aan. Dat is ook hetgeen wat Ineke leuk vindt aan ondernemen; er voor kunnen gaan en de vrijheid en creativiteit die je ervaart. De administratie en boekhouding vind ze echter minder leuk, terwijl dit wel enorm belangrijk is, “want geen facturen, geen brood op de plank” zoals Ineke het mooi verwoordt.
De ontstane situatie leidt tot het besluit om de gehele bedrijfsadministratie van Ten Hooven te updaten. Het bestaande systeem was namelijk verouderd en daarom is men over gegaan op Exact Online. Tijdens de implementatie hiervan ontstond de behoefte aan ondersteuning in dit veranderingsproces en via de broer, van office manager Kimberly, Cristian, kwam Ten Hooven in contact met Roel Hermans Administratiekantoor (AKRH). Cristian was met zijn bedrijf Kiesling Digital reeds klant, nadat hij Roel Hermans had ontmoet naar aanleiding van de Exact Cloud Awards. Cristian was in 2018 op zoek naar een administratiekantoor, maar was terughoudend richting het uitbesteden van zijn boekhouding. AKRH heeft Cristian positief verrast en sindsdien is hij een tevreden klant.
‘Klant werft klant, een betere ambassadeur kun je niet hebben’ zegt Ineke.
Besparing
Roel Hermans vertelt, ‘Men had al de keuze gemaakt om van boekhoudsysteem te veranderen en over te gaan naar Exact Online. Op ons advies is men daarnaast ook gaan werken met het digitaal boeken van alle inkoop- en verkoopfacturen via Basecone. Hierdoor is onder andere de gehele administratie geautomatiseerd en wordt dit niet meer op papier, maar digitaal bewaard. Daarmee is de organisatie meteen klaar voor de digitale bewaarplicht. Kimberly is nu in staat om naast haar reguliere werkzaamheden de beperkt overgebleven administratieve werkzaamheden over te nemen. Uiteindelijk bespaart Ten Hooven technisch management vanaf 2019 ruim € 50.000,- per jaar, een mooie besparing welke het bedrijf mogelijkheden biedt te gaan investeren in nieuwe modernere activiteiten.’
Verademend
Tot slot rest de vraag hoe Ineke Ten Hooven de ondersteuning van AKRH in het veranderingsproces heeft ervaren tot op heden?
‘In een woord: verademend’ zegt Ineke. ‘Dat het zo simpel kan. Zoveel inzicht verkrijgen met één systeem en de toegankelijkheid van het kantoor en de korte lijnen. Je wordt als klant gehoord en krijgt snel duidelijke, simpele antwoorden. Ook de inzichten die Roel Hermans gaf voor mij als ondernemer, zoals tools en handvatten voor de ondernemer om doelstellingen neer te zetten en daarnaar te ondernemen geeft houvast.’ Kortom: Er is structuur aangebracht.
‘Tevens kan Kimberly zonder financiële achtergrond de volledige boekhouding doen doordat zij goed ondersteund wordt door de klantadviseur van AKRH.’ Zo heeft een op het oog kleine verandering geleid tot een groots en ingrijpend resultaat; een nieuwe efficiëntere manier van werken en een enorme kostenbesparing. Wat een verademing.