95% van onze cliënten levert haar administratie digitaal aan via onze softwaresystemen van Basecone en Exact Online. Dit bespaard tijd en ruimte in de archiefkosten, ondernemers factureren elkaar immers via de digitale weg, dan ga je deze facturen uiteraard niet meer uitprinten en in een ordner bewaren. Toch ervaren we als kantoor ook dat meerdere cliënten worstelen met enkele vraagstukken, men ervaart het vaak als lastig om te organiseren welke facturen er nu nog betaald moeten worden en men is vaak ook meer tijd kwijt aan het voeren van de administratie dan nodig is.
Hoe verloopt de digitale samenwerking met AKRH
Ons kantoor werkt voor de digitale samenwerking met het programma Basecone. Dit programma wordt gebruikt voor de aanlevering van uw inkoopfacturen, bonnetjes en soms ook uw verkoopfacturen. De aanlevering kan plaatsvinden op 3 verschillende manieren.
1. Via een APP op uw telefoon scant u de bonnetjes gemakkelijk in naar de administratie.
2. U ontvangt een speciaal e-mailadres per administratie, u kunt simpel alle inkoop- en verkoopfacturen naar dit e-mailadres verzenden.
3. U ontvangt toegang tot de online omgeving van Basecone. In deze online omgeving treft u uw administratie aan, kunt u via een portal meerdere documenten tegelijkertijd uploaden en u kunt de voortgang van de boekingsgang van uw facturen volgen.
Na aanlevering van deze facturen richting Basecone is het dus niet meer noodzakelijk om uw administratie op papier te bewaren. Alle bonnen en facturen die per zakelijke bankrekening betaald zijn mag u dus weggooien of vernietigen. In Basecone treft u uw digitale archief aan en hier wordt uw administratie 10 jaar veilig bewaard.
Uw zakelijke bankrekening koppelen we (meestal is dit mogelijk) met ons online boekhoudsysteem Exact Online. Het aanleveren van losse bankafschriften is dan dus niet meer nodig.
Hoe verwerk ik nu als ondernemer het beste mijn digitale administratie?
De meeste ondernemers ontvangen dagelijks facturen in hun mailbox. Wij ervaren als kantoor dat deze facturen vaak niet direct worden verwerkt waarna op een later tijdstip de mailbox doorgespit wordt om uiteindelijk de administratie toch compleet te krijgen (in veel gevallen eens per kwartaal, omdat dan de administratie aangeleverd moet worden voor de btw aangifte). Dit kost veel tijd en dus geld, facturen raken kwijt, worden wellicht dubbel betaald en u hebt facturen wellicht meerdere malen in de hand alvorens de administratie compleet is. Ik deel graag een standaardproces met u waarin het mogelijk is om uw administratie, in combinatie met een digitale samenwerking met ons kantoor, te verrichten in 5 minuten per dag plus 30 minuten per week.
Dagelijks, kost u niet meer dan 5 minuten van uw tijd:
1. Facturen die via de mail worden ontvangen mailt u direct door naar het speciale e-mailadres dat u van ons kantoor ontvangen heeft
2. Maak een map “nog te betalen inkoopfacturen” aan in uw mailbox, sleep de ontvangen factuur naar deze map.
3. Bonnen scant u direct na ontvangst via de speciale Basecone APP in naar ons kantoor.
Eenmaal in de week besteed u 30 minuten aan uw overige administratieve werkzaamheden, o.a.:.
1. Betaal alle facturen uit het mapje “nog te betalen inkoopfacturen” en maak dit mapje uiteraard leeg
2. Maakt u uw verkoopfacturen aan en stuurt u deze digitaal door naar uw klanten
3. Verstuurt u herinneringen over uw vervallen facturen richting uw klanten
Volgt u bovenstaande stappen dan ben ik er van overtuigd dat uw veel tijd en ergernis bespaart. Deze bespaarde tijd kunt u weer mooi aan het ondernemen zelf besteden. Ook zal het aantal vraagposten in uw administratie flink afnemen met als voordeel dat wij als kantoor veel eerder uw jaarstukken kunnen samenstellen en uw nog meer inzicht kunnen verschaffen in uw administratie.
Uiteraard adviseer ik iedereen om hiermee aan de slag te gaan, ik kan me ook heel goed voorstellen dat u nog met (andere) vragen zit, neem contact op met ons kantoor en wij helpen u uiteraard verder.